Wasco

BusinessBase helpt bij automatisering registratie en incheck event

Wasco is al ruim 50 jaar een begrip in de installatiebranche. Inmiddels telt deze technische groothandel maar liefst 36 vestigingen, ruim 600 medewerkers en meer dan 500.000 producten in het assortiment. Marketingmanager Tom Eilert vertelt hoe Wasco samen met BusinessBase de registratie en communicatieflow voor een groot event heeft geautomatiseerd met Microsoft Dynamics Marketing.

Handen in het haar
Bij Wasco werkt ongeveer de helft van de 600 medewerkers nu ruim drie jaar met Dynamics. Dat is overigens niet door BusinessBase ingericht. ‘We gebruikten een verouderd systeem en wilden naar één database, zodat iedereen altijd met dezelfde, up-to-date klantdata kon werken,’ legt Tom uit. ‘Toen Dynamics live ging, liepen we tegen een groot probleem aan. De partij die het voor ons had ingericht, had ons namelijk wel uitgelegd wat er mogelijk is met Dynamics, maar niet hoe. We zaten toen echt even met onze handen in het haar.’

Niet afhankelijk

Wasco ging op zoek naar een partij die hen wegwijs kon maken in Dynamics. ‘Zo kwamen we bij BusinessBase uit. Zij hebben ons vanaf het begin bij de hand genomen. Als eerste zorgden ze dat we de nieuwsbrieven weer konden uitsturen. Vanaf het begin van de samenwerking met BusinessBase hebben we gezegd: “Het is goed dat we het uitbesteden om stappen te kunnen nemen, maar tegelijkertijd is kennisdeling van groot belang zodat we ook steeds meer zelf kunnen doen.” Inmiddels is de basis op orde en kunnen we aan de slag met de marketingfunctionaliteiten waarmee we ons kunnen onderscheiden. Ik zie dat we steeds meer zelf kunnen doen en de volgende stap is dan ook dat wij iemand hier dedicated voor vrij maken.’

Opleidingen snel gevuld

Tom is vooral blij met de automatisering in Dynamics van het WasCollege: het opleidingsinstituut van Wasco, dat landelijk erkende opleidingen voor installateurs biedt. ‘De hele communicatieflow is nu geautomatiseerd: van inschrijving tot huiswerk. Daar heeft BusinessBase ons goed bij geholpen. Daarvoor was dat veel handwerk, waarbij we Excellijsten moesten bijhouden en dikwijls mensen moesten nabellen. Dat kostte superveel tijd. Nu  sturen we maandelijks  via Dynamics nieuwsbrieven  uit met onder meer nieuwe opleidingsdata. Vaak is daarna een opleiding binnen 24 uur grotendeels gevuld, dat vind ik heel tof, helemaal omdat de klant hiermee veel meer in control is. Daarnaast gebruiken we op dit moment Dynamics Marketing vooral voor klantonderzoeken, nieuwsbrieven en eventcommunicatie.’

Groots installatiefestival

Afgelopen mei organiseerde Wasco het NXT GEN Installatiefestival. ‘Een tweedaags festival voor installateurs en hun gezin, maar ook voor scholieren. Met dit evenement willen we de nieuwste producten laten zien; tegelijkertijd willen we de nieuwe generatie enthousiasmeren voor het prachtige installatievak. Dat deden we samen met een zestigtal leveranciers, die aanwezig waren met een stand en leuke workshops. Verder hebben we ruim duizend scholieren uitgenodigd om ze kennis te laten maken met de installatietechniek.’

Goede showcase

Het vorige Wasco-klantevent was alweer vier jaar geleden, dus vóór de overstap op Dynamics. Tom dacht direct bij de start van de organisatie: Dit is een goede interne showcase voor wat we met de marketingmodule kunnen. ‘Daarom hebben we van tevoren goed gekeken: wat willen en kunnen we met Dynamics automatiseren? Ik weet nu wel wat er mogelijk is met Dynamics Marketing en we hebben dan ook best veel zelf kunnen inrichten. De consultant van BusinessBase had naast het bouwen van de QR-scan-app vooral een belangrijke coachende rol.’

Registratie zelf beheren

De belangrijkste wens van Wasco was dat de bezoekers van het event hun inschrijving helemaal zelf konden managen. Dat kan met de Event Management Module, standaard beschikbaar in Dynamics Marketing. Tom: ‘De bezoekers konden na inschrijving de dag waarop ze kwamen aanpassen, net als het aantal gezinsleden dat ze meenamen. Dat scheelde ons veel werk. We hoefden nu niet handmatig wijzigingen door te voeren in de registratielijst en niemand meer na te bellen. Wij konden in het systeem precies zien hoeveel deelnemers er kwamen, wie dat waren, of ze kind(eren) en/of partner meenamen et cetera.’

Ook heeft Wasco de hele communicatieflow in Dynamics opgezet. ‘Wanneer iemand zich had aangemeld, stuurde het systeem daarna automatisch een serie mails. Eerst een bevestiging van inschrijving, gevolgd door mails over de inhoud van het event. De vervolgmails bevatten steeds meer praktische informatie: over parkeren bijvoorbeeld, de route en de tickets.’

Snelle QR-code

Daarnaast vroeg Wasco BusinessBase hen te helpen een soepel registratieproces in te richten. Bij iedere registratie genereert het systeem automatisch een QR-code. Het systeem stuurt die naar de deelnemers. (In dit blog lees je hoe je dat voor elkaar kunt krijgen). Die QR-code kon Wasco bij de ingang scannen met de Dynamics-app op de mobiele telefoon. Maar omdat dat een vrij traag proces is, met veel verschillende stappen, heeft BusinessBase een Canvas-app gemaakt. Daarmee kon Wasco de QR-code scannen, de registratie controleren en direct inchecken. Dat leverde een winst op van 5 naar 3 clicks en van 25 naar 10 secondes per bezoeker. Met 5000 bezoekers levert dat een flinke tijdsbesparing op.

Soepele incheck

En inderdaad: het inchecken ging veel sneller. ‘We hadden vier dames ingehuurd die de incheck deden. Na incheck, kregen de vertegenwoordigers automatisch een mailtje met de melding dat een van hun klanten op het terrein was; dat vonden ze heel prettig. Als het inchecken niet lukte of de bezoeker geen QR-code had, werden ze verder geholpen bij de balie. Daar stond ook ‘onze’ consultant van BusinessBase: Renée. Zij bood aan op beide dagen aanwezig te zijn op het event om ondersteuning te bieden bij de incheck. Dat vond ik heel tof. Stel dat het niet werkt, dan is het superfijn dat er een ervaren consultant aanwezig is. Gelukkig liep alles heel soepel.’

Enthousiaste reacties

Het NXT GEN Installatiefestival was een groot succes. ‘Het was extreem mooi weer, dat hielp ook. Vooraf hadden we de leveranciers opgeroepen om met activiteiten te komen om partner en kinderen te vermaken en te enthousiasmeren. Intussen kon de installateur inhoudelijk de diepte in met de leverancier. De bezoekers reageerden heel positief en ook de leveranciers waren enthousiast. Het grootste compliment vind ik dat in de branche steeds meer soortgelijke initiatieven zie, gericht op de volgende generatie.’

Professionele uitstraling

Voor Tom lag de toegevoegde waarde van Dynamics niet zozeer in de tijdwinst, maar vooral in de grotere professionele uitstraling. ‘Door het hele proces te automatiseren, konden we meer tijd en aandacht besteden aan details. Zoals dat de klant zelf wijzigingen kon aanbrengen in de registratie en dat de bezoekers om de paar weken automatisch via de mail informatie kregen over het festival. Wij, maar ook de vertegenwoordigers, hadden continu overzicht van wie zich hadden aangemeld. Na het festival kregen alle bezoekers een mail over wat ze van het event vonden plus een link naar de aftermovie.’

Wasco had ook meer tijd en ruimte om vanuit de klant te denken. ‘We hebben van tevoren bedacht wat we op welk moment wilden communiceren. Dat geeft veel meer rust dan dat je op het laatste moment bedenkt dat je nog moet laten weten waar ze kunnen parkeren. Of je stuurt zo’n bericht uit op een moment dat je denkt: dat moeten we niet vergeten; maar dat is vaak niet het juiste moment voor de klant.’

Gouden combinatie

Ook buiten het festival is Wasco heel blij met de consultant van BusinessBase. ‘Je ziet vaak dat IT-partners technisch goed zijn onderlegd, maar dat ze geen kaas hebben gegeten van het marketingvak. Renée snapt allebei, waardoor ze snel het juiste advies kan geven. Ook kan ze onze wensen goed vertalen naar de techniek. Die combinatie is écht goud.’