VPS

Van ambitie naar realisatie: Hoe VPS het contract- en facturatieproces transformeerde met Microsoft Dynamics 365

Veritas Petroleum Services (VPS) is een wereldleider in brandstoftesten en inspectiediensten voor de maritieme, energie- en hernieuwbare sectoren. Met hun expertise helpen ze klanten efficiënter te opereren, milieueisen na te leven en onderhoudskosten te verlagen. BusinessBase ondersteunde VPS om hun facturatie- en contractbeheer efficiënter in te richten binnen Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement. Het resultaat? Meer grip op hun processen.

Behoefte aan slimmere processen

“We hebben ons de afgelopen jaren sterk ontwikkeld op het gebied van digitalisering”, vertelt Frank Biegstraaten, VP Technology bij VPS. “We voeren analyses uit op basis van monsters die klanten aanleveren. Denk aan monsters om de kwaliteit van brandstoffen te analyseren of de staat van smeerolie in machines en apparatuur te monitoren. Die monsters testen we in onze laboratoria en daarover rapporteren we aan klanten. De enorme hoeveelheid data die we in de loop der jaren hebben verzameld, biedt ons waardevolle inzichten. Door testgegevens te combineren, hebben we digitale diensten ontwikkeld die klanten bijvoorbeeld helpen om benchmarks en historische trends te zien en zo hun emissies te beheersen.”

Frank legt uit dat VPS voor het aanbieden van deze diensten erg afhankelijk is van betrouwbare data. “Om dat te garanderen moeten we beschikken over een solide IT-infrastructuur. Daarom kijken we voortdurend welke processen we slimmer kunnen aanpakken. “We kwamen ook tot de conclusie dat we onze facturatie en contractbeheer op een slimmere manier moesten inrichten. Informatie over complexe contracten, producten, prijsstellingen en contactpersonen was niet centraal toegankelijk, waardoor we veel tijd kwijt waren aan het verwerken van facturen en beheren van contracten.”

Leerproces

VPS besloot daarom om BusinessBase om hulp te vragen. Frank legt uit waarom: “Ik kende BusinessBase via een vorige werkgever. We hebben ze onze uitdaging voorgelegd en om advies gevraagd. Vervolgens zijn we gestart met een proof of concept om te kijken of onze ideeën haalbaar waren. Onze processen bleken toch iets complexer dan we vooraf dachten, maar samen met BusinessBase zijn we de uitdaging aangegaan.”

Het was een leerproces voor beide partijen. “BusinessBase kende onze organisatie niet, en wij waren nog nieuw met Customer Engagement. Naarmate we elkaar beter leerden kennen, ontstond er meer wederzijds begrip. Door de scrum aanpak, de kwaliteit van het werk, en de wil om elkaar echt te begrijpen, zijn we uiteindelijk één team geworden. Medewerkers van BusinessBase kunnen over veel van onze processen volwaardig meepraten.”

Naadloos proces van contract tot factuur

Tot welke resultaten heeft het geleid? Daarover kan Christel Gijsbertsen, QHSE Manager Europe bij VPS, meer uitleggen. Zij was van begin tot eind nauw betrokken bij de implementatie. “We hebben een compleet contract- en facturatieproces opgezet dat naadloos verloopt, van het moment dat een monster bij ons binnenkomt en we een contract opstellen tot de uiteindelijke facturatie. Binnen Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement leggen we alle contracten en klantgegevens vast. Denk ook aan afspraken over prijsstelling en rekeningen. Maar ook klantinformatie over schepen, inclusief details over motoren en onderdelen. Informatie die van groot belang is, omdat we die ook weer gebruiken in onze rapportages en productietools.”

Christel: “Wanneer een monster binnenkomt, zorgen we ervoor dat alles zo efficiënt mogelijk verloopt. Denk hierbij aan het automatisch koppelen van monsters aan de juiste schepen en contracten, zodat ze in het laboratorium snel aan de slag kunnen zonder onnodige handmatige stappen. Dit maakt een groot verschil bij de registratie, waar ons team nu minder dan een halve minuut nodig heeft per monster. We verwerken dagelijks honderden monsters, dus dat scheelt ons veel tijd.”

“Daarnaast hebben we allerlei nieuwe functionaliteiten geïntroduceerd, zoals de geautomatiseerde ‘billing engine’. Ons systeem herkent klantgegevens, haalt automatisch de juiste prijzen op en zet alles klaar voor facturatie. We sturen nu met veel meer zekerheid facturen. De juiste prijzen worden automatisch toegepast en we vergeten niets meer in rekening te brengen.  Inmiddels worden veel facturen volledig automatisch verstuurd, waarbij we steeds meer vertrouwen op het systeem”, aldus Christel.

Kennis uit de hoofden van mensen

De implementatie van Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement heeft VPS echt vooruitgeholpen, vertellen Frank en Christel. “Aan de contractkant hebben we enorme efficiëntieslagen gemaakt: het opzetten en bijwerken van contracten gaat nu veel sneller, en onze Customer Service Support heeft minder tijd nodig om gegevens in te voeren en te updaten. We kunnen bovendien eenvoudig zelf data uit het systeem halen, waar dat voorheen heel lastig was of zelfs helemaal niet kon”, aldus Christel.

Frank vult haar aan: “De kennis die voorheen alleen in de hoofden van mensen zat, zit nu ook in het systeem, waardoor het werk efficiënter en betrouwbaarder wordt.”

Nieuwe kansen en rust voor de organisatie

“De samenwerking met BusinessBase verliep erg goed, zowel inhoudelijk als op relationeel vlak. We hebben hard gewerkt, veel gelachen, en zijn echt één team geworden. Voor de toekomst richten we ons op de saleskant: de brug slaan van offerte naar contract en de salesmodule verbeteren. We kijken ook naar de inzet van Microsoft Copilot en marketingfunctionaliteit binnen het Microsoft-platform. Tegelijk willen we de organisatie wat rust geven en ons ontwikkelproces op een rustiger tempo voortzetten voor meer stabiliteit en efficiëntie”, besluit Frank.