Rode Kruis

Waarom het Rode Kruis kiest voor BusinessBase als partner voor kritische bedrijfsapplicaties

Het Rode Kruis helpt wereldwijd mensen in nood, van conflictgebieden tot natuurrampen. Met hun brede scala aan activiteiten, van het bezoeken van gevangenen tot het bieden van noodhulp, is het essentieel dat de organisatie haar middelen efficiënt inzet. Toen de leverancier van cruciale IT-systemen van het Rode Kruis aangaf ermee te stoppen, begon een zoektocht naar een betrouwbare IT-partner. Deze zoektocht leidde uiteindelijk naar BusinessBase.

Wereldwijde hulp

Het Rode Kruis startte ooit als hulporganisatie voor gewonde soldaten op het slagveld en is inmiddels wereldwijd actief in conflictgebieden en bij rampen. Als neutrale partij biedt de organisatie hulp aan iedereen die kwetsbaar is door conflicten en rampen, naast wat overheden al doen. Marijn Both, Informatiemanager bij het Rode Kruis: “We helpen bijvoorbeeld in oorlogs- of rampgebieden met het opzetten van distributiesystemen en het aanleggen van voorraden en onderhouden een postdienst tussen krijgsgevangenen en families. In Nederland ondersteunen we onder andere (lokale) overheden bij noodsituaties, en verlenen EHBO bij evenementen en festivals (zoals de Nijmeegse Vierdaagse), en bieden we voedselprogramma’s en opvang aan kwetsbare groepen. Internationaal werken we samen met zusterverenigingen, wanneer zij onze hulp inschakelen.”

Snel handelen

Het Nederlandse Rode Kruis gebruikt drie verschillende Microsoft Dynamics-platformen om nationale en internationale operaties te ondersteunen. “In één platform beheren we onze internationale fondsen en projecten, en een tweede, ‘Restoring Family Links’, helpt familieleden die elkaar kwijtraken bij rampen weer met elkaar in contact te brengen”, legt Marijn uit.

Deze twee systemen werden beheerd door een leverancier die recent werd overgenomen en de dienstverlening stopzette. “We moesten snel handelen en waren op zoek naar een partner die verder kijkt dan alleen de techniek.”

Met een derde Dynamics-platform ondersteunt het Rode Kruis de samenwerking met Nederlandse partners zoals gemeenten en evenementorganisatoren. Hoewel dit systeem door een andere leverancier werd ontwikkeld, wilde het Rode Kruis naar één partner voor alle drie systemen overstappen. “We zochten een partner die ons adviseert en met ons meedenkt, zelfs als dat betekent dat we dingen anders moeten doen”, aldus Marijn.

‘BusinessBase is echt geïnteresseerd’

In plaats van een traditionele aanbesteding koos het Rode Kruis voor een andere benadering: een kennismakingstraject met vijf potentiële partners, waarbij het beste partnerschap centraal stond. “We wilden niet gewoon onze eisen en wensen neerleggen en kijken wie de goedkoopste aanbieder was”, vertelt Marijn. “We draaiden de zaak om: we nodigden de leveranciers uit om vragen te stellen, onze systemen te zien en een voorstel te doen.”

BusinessBase sprong eruit door hun nieuwsgierigheid en betrokkenheid. “Toen we bij hen op bezoek gingen, zei onze architect: ‘Het zijn nerds!’ En dat bedoelde hij positief”, lacht Marijn. “Ze waren oprecht geïnteresseerd, stelden de juiste vragen en dachten mee op een manier die  aansluit op onze behoefte.”

Deze aanpak leidde tot een samenwerking waarbij BusinessBase niet alleen de drie bestaande Microsoft Dynamics-oplossingen overnam, maar ook de verantwoordelijkheid kreeg voor het Azure Data Factory dataplatform. Hoewel BusinessBase het dataplatform niet heeft gerealiseerd, konden ze zich snel aanpassen en hebben ze zich deze omgeving ook snel eigen gemaakt.”, aldus Marijn.

Een stukje rustiger slapen

Door samenwerking met BusinessBase heeft het Rode Kruis niet alleen een betrouwbare partner maar ook een frisse blik op hun manier van werken. “Ze denken met ons mee, dagen ons uit en helpen ons om bestaande systemen te optimaliseren”, zegt Marijn.

Marijn: “De samenwerking is heel anders gestart dan bij een traditionele samenwerking waar je start met iets nieuws. BusinessBase heeft geen compleet nieuw systeem ontwikkeld; in plaats daarvan hebben ze zich gefocust op het overnemen en verbeteren van bestaande oplossingen. Marijn: “Veel van de gebruikte platforms gaan al enige tijd mee. BusinessBase heeft grondig onderzocht wat het zou betekenen als zij deze platforms in beheer zouden nemen, inclusief de bijbehorende risico’s. Deze bevindingen hebben geleid tot een plan van aanpak om de systemen future proof te maken.”

Daarnaast is het deploymentproces onder handen genomen. “Er gebeurde nog veel handmatig, wat wij ons niet volledig realiseerden. BusinessBase heeft de foutgevoeligheid in het proces aangepakt door de verschillende stappen duidelijker te definiëren”, vertelt Marijn. “Hierdoor kunnen we de systemen beter beheren en slapen we een stukje rustiger.”

Kwaliteitscontrole en kleine verbeteringen

Een belangrijk resultaat is ook de verbetering in het change proces. “We werken met cycli per kwartaal, omdat we gebruikers niet willen overladen met continue veranderingen. Dat is binnen de IT minder gebruikelijk. Dat was voor BusinessBase even wennen, maar inmiddels hebben we wel procesverbeteringen in DevOps doorgevoerd, om de communicatie rondom veranderingen eenvoudiger te maken.”

Een andere waardevolle toevoeging was de beschikbaarheid van een architect voor kwaliteitscontrole. “Onze eigen architect wilde graag een sparringpartner”, zegt Marijn. “BusinessBase heeft ons een vaste architect toegekend waarmee we regelmatig werken aan toekomstige probleemstellingen en nieuwe technologieën. Dat is uniek en ontzettend nuttig.”

Vertrouwen in partnership

De samenwerking met BusinessBase heeft het Rode Kruis een nieuwe kijk gegeven op hoe zij hun IT-platforms beheren en optimaliseren. “We kunnen vertrouwen op onze systemen, wat cruciaal is in onze missie om hulp te bieden aan mensen in nood”, zegt Marijn.

Het partnerschap met BusinessBase heeft laten zien dat ze meer zijn dan een leverancier die simpelweg een dienst uitvoert. “Ze zijn een partner die betrokken is, die verantwoordelijkheid neemt, en die met ons meedenkt. Dat is precies wat we nodig hebben om onze missie te volbrengen”, besluit Marijn.