Nyenrode Business Universiteit

Van ambitie naar actie: Nyenrode Business Universiteit versterkt leadgeneratie en marketingautomation met Microsoft Dynamics 365

Nyenrode Business Universiteit is al ruim 75 jaar dé academische instelling in Nederland met een sterke focus op leiderschap en ondernemerschap. Nyenrode biedt zo’n 90 opleidingen en heeft per jaar tussen de 7.000 en 8.000 studenten. Het brede aanbod en de diverse doelgroepen dagen Nyenrode voortdurend uit om te zorgen voor efficiëntere marketingactiviteiten en leadopvolging. BusinessBase helpt Nyenrode om deze processen te stroomlijnen met Microsoft Dynamics 365.

Uitdagingen in een complexe academische omgeving

Stephan van Heusden, Teamlead Digital Marketing bij Nyenrode, licht toe: “We bieden een breed scala aan opleidingen, van korte masterclasses tot academische programma’s die 2 jaar duren. Onze doelgroep is daarnaast behoorlijk breed: van jonge studenten tot doorgewinterde professionals in binnen- en buitenland. We versturen jaarlijks honderden brochures en hebben een brede funnel met talloze marketingactiviteiten. Van social media tot content, mailings en evenementen zoals open dagen, persoonlijke gesprekken en meeloopdagen. Dat maakt ons commerciële proces best uitdagend.”

Toen Nyenrode enkele jaren geleden begon met Microsoft Dynamics 365, was het commerciële proces nog niet strak gedefinieerd. “Dat leidde tot inconsistenties in de manier waarop verschillende afdelingen werkten met het systeem. Daarom besloten we na enige tijd om de hulp in te schakelen van BusinessBase. Samen hebben we de afgelopen jaren ons commerciële proces met Microsoft Dynamics 365 steeds meer body gegeven.”

Steeds intensiever samenwerken

De samenwerking met BusinessBase begon kleinschalig, maar werd steeds intensiever. “Ze hebben een belangrijke koppeling gerealiseerd tussen ons Student Informatie Systeem (SIS) en CRM”, vertelt Stephan. “Deze koppeling gebruiken we tot op de dag van vandaag en zorgt ervoor dat adreswijzigingen en andere gegevens goed worden uitgewisseld. Zo kunnen we in Dynamics zien of iemand al een opleiding bij ons heeft gevolgd, afgerond, of interesse heeft getoond. Dit geeft ons niet alleen waardevol inzicht in de studieloopbaan van onze studenten, maar maakt het ook commercieel interessant: we kunnen nieuwe kansen signaleren voor vervolgopleidingen of zelfs de mogelijkheid om iemand in te zetten als docent.”

We hebben daarnaast het leadgeneratieproces verbeterd. We zijn nu in staat om leads op de website beter vast te leggen. Bijvoorbeeld als iemand een brochure download op de website, dan wordt dit direct vastgelegd in Dynamics zodat iemand binnen de organisatie de lead direct op kan volgen. Zo zorgen we ervoor dat potentiële studenten snel informatie ontvangen of uitgenodigd worden voor een kennismaking.”

Succesvolle implementatie van Dynamics 365 Marketing

Na de optimalisatie van het leadproces lag de focus op het integreren van e-mailmarketing binnen Dynamics. “We hadden een verouderd e-mailmarketingsysteem dat niet optimaal samenwerkte met Dynamics”, zegt Stephan. BusinessBase heeft ons geholpen om onze e-mailmarketing naar Dynamics over te zetten.” Het project werd op een agile manier met sprints uitgevoerd. Ondanks de complexiteit van het project, bleef het binnen de gestelde tijd en budget, wat cruciaal was voor Nyenrode.

Een van de grootste uitdagingen was het integreren van marketing automation rondom evenementen. Nyenrode stuurt nu automatisch bevestigingen en enquêtes na een evenement, en kan eenvoudig persoonlijke opvolging verzorgen. “Het systeem is gebruiksvriendelijker en duidelijker geworden, en dankzij de samenwerking met BusinessBase hebben we nu een gestroomlijnd proces voor leadgeneratie en opvolging”, aldus Stephan.

Groei door samenwerking en flexibiliteit

De samenwerking met BusinessBase heeft Nyenrode ook geholpen om een slimme balans te vinden tussen wat zij zelf doen en waarvoor ze externe expertise inschakelen. “Je kunt ervoor kiezen om iemand aan te nemen die alles kan in Dynamics, maar dat brengt risico’s met zich mee als die persoon weggaat. Of je legt het volledig buiten de deur, wat weer minder flexibiliteit biedt.”

Nyenrode vond een tussenvorm. “We hebben een applicatiebeheerder die zelf veel wil en kan. BusinessBase is onze tweede lijn geworden voor ondersteuning. Zo hebben we nu een duurzame samenwerking waarin we snel kunnen schakelen, zonder afhankelijk te zijn van externe partijen voor elk detail. BusinessBase heeft onze omgeving zo ingericht, dat we kleine aanpassingen zelf snel kunnen doorvoeren. Zonder dat we het hele systeem opnieuw moeten inrichten. Als we bijvoorbeeld een veld willen toevoegen in een aanvraagformulier, kunnen we dat vrij snel doen.”

Wat we erg waarderen is dat BusinessBase de tijd heeft genomen om ons echt te leren kennen. Stapsgewijs zijn ze steeds meer betrokken geraakt bij onze processen en zijn we op een strategischer niveau gaan praten.”

Toekomstige stappen en verdere samenwerking

Nyenrode heeft, mede dankzij BusinessBase, een stevige basis gelegd voor verdere optimalisatie van hun commerciële processen. Stephan kijkt positief naar de toekomst: “We willen onze e-mailflows verder verbeteren en nog persoonlijkere, relevante content sturen op basis van de interacties en interesses van onze leads. BusinessBase helpt ons niet alleen door technische ondersteuning te bieden, maar ook door met ons mee te denken en ons uit te dagen. We zijn vastbesloten om de mogelijkheden met Dynamics verder uit te bouwen en onze commerciële strategie naar een nog hoger niveau te tillen.”