NVAO

NVAO en BusinessBase creëren een efficiënt en transparant accreditatieproces in Dynamics

Hoe waarborg je de kwaliteit van het hoger onderwijs in Nederland op een efficiënte manier? De NVAO, het onafhankelijk bestuursorgaan dat toezicht houdt op de kwaliteit van het hoger onderwijs, stond voor een uitdaging toen hun oude systeem steeds moeilijker te beheren werd. Dankzij de succesvolle samenwerking met BusinessBase en de implementatie van Microsoft Dynamics 365 heeft de NVAO nu een solide basis voor een efficiënter accreditatieproces. René Hageman, adjunct-directeur van de NVAO, deelt zijn ervaringen.

Toezicht op kwaliteit in het hoger onderwijs

“We zijn een onafhankelijk bestuursorgaan dat toezicht houdt op de kwaliteit van het hoger onderwijs in Nederland”, begint René. “Opleidingen mogen zichzelf pas bachelor- of masteropleiding noemen als ze door ons zijn geaccrediteerd. Zonder accreditatie kunnen ze geen officieel erkend diploma afgeven. Ons werk draait om het beoordelen van systemen en processen die zorgen voor de kwaliteit die studenten mogen verwachten. Panels van deskundigen bezoeken instellingen, spreken met management, docenten en studenten en analyseren zaken zoals beoogde leerresultaten, curricula, toetsing en het eindniveau. Het gaat niet alleen om accreditatie, maar ook om structurele kwaliteitsverbetering.”

“Jaarlijks beoordelen we zo’n 500 bestaande opleidingen en enkele tientallen nieuwe opleidingen. Het is intensief werk, maar essentieel voor het vertrouwen in ons hoger onderwijs. We vinden het belangrijk dat onze werkwijze transparant is en dat elk oordeel goed onderbouwd en navolgbaar is, zowel voor de instellingen zelf als voor de samenleving. Bij die missie helpt BusinessBase ons, door de accreditatieprocessen te stroomlijnen en efficiënter te maken met Microsoft Dynamics 365.”

Verkeerde afslag

“Voordat we met BusinessBase en Dynamics werkten, handelden we alle accreditaties af in een verouderd systeem dat steeds moeilijker te beheren was. Dit leidde tot onoverzichtelijke en inefficiënte werkwijzen. Een verkeerde afslag in het systeem betekende dat je letterlijk de weg kwijt kon raken en hulp van een systeembeheerder nodig had om het probleem op te lossen. Toen onze leverancier besloot te stoppen met de ondersteuning van het systeem, stonden we voor de keuze: de hele applicatie opnieuw bouwen of een andere oplossing vinden”, aldus René.

“Dat is waar BusinessBase in beeld kwam. We hebben ze onze uitdaging voorgelegd en gevraagd of zij ons konden helpen. Ze hebben ons geadviseerd om eerst een proof of concept te draaien. Daar kwam al snel uit dat we onze accreditatieprocessen echt konden vereenvoudigen en harmoniseren met Dynamics 365. Vervolgens hebben we een aanbesteding uitgeschreven die gegund is aan BusinessBase.”

Duidelijke workflow voor accreditatieproces

“Met Dynamics hebben we nu een zaaksysteem waarin we alle stappen in het accreditatieproces nauwgezet kunnen volgen: van de initiële aanvraag tot het toewijzen van een behandelaar, het beoordelingsproces, onze besluitvorming en de uiteindelijke publicatie. Zo kunnen we precies zien wie wat heeft gedaan in welke fase. Bijvoorbeeld als een aanvraag van een onderwijsinstelling binnenkomt, dan kunnen we dit eenvoudig registreren en controleren op volledigheid. Dit zorgt ervoor dat het volledige accreditatieproces transparant en goed te monitoren is.”

“Wat ik erg prettig vind aan het nieuwe systeem, is dat de communicatie met instellingen en andere betrokkenen heel helder en overzichtelijk is. Er is een duidelijke workflow en een tijdlijn waarin alle interacties worden weergegeven. Dankzij de integratie met Outlook loggen we eenvoudig e-mails in Dynamics. Dit maakt de onderlinge communicatie efficiënter en inzichtelijker. Of het nu gaat om een bericht in Outlook of een actie in Dynamics, alles is naadloos geïntegreerd en direct zichtbaar. De integratie met SharePoint en Outlook zorgt ervoor dat we altijd toegang hebben tot de benodigde informatie en voorkomt miscommunicatie. Hierdoor kunnen we slimmer werken en hebben we volledige inzage in het proces, wat essentieel is voor het vertrouwen in ons werk.”

Dankzij BusinessBase deelt NVAO nu ook heel eenvoudig besluiten die gepubliceerd zijn met DUO, Europese instanties en andere in- en externe stakeholders. René: “Daarnaast worden besluiten nu goed gearchiveerd en zijn ze – bijvoorbeeld bij een verzoek op basis van de Wet open overheid – snel en eenvoudig terug te vinden. BusinessBase heeft ons geholpen om deze integraties soepel te laten verlopen en om ervoor te zorgen dat ons nieuwe systeem voldoet aan de archiefwetgeving.”

Meer flexibiliteit en betere samenwerking

Welke resultaten ziet NVAO nu van de samenwerking met BusinessBase? “We hebben nu veel meer controle over onze workload”, vertelt René. “Iedereen binnen onze organisatie kan elk dossier inzien, waardoor collega’s dossiers eenvoudig kunnen overgedragen. Dit zorgt voor meer flexibiliteit en bevordert de samenwerking, omdat we taken makkelijker kunnen verdelen en elkaar kunnen ondersteunen wanneer dat nodig is. In het oude systeem was dit veel moeilijker; als iemand ziek werd, had je vaak geen toegang tot het dossier van die persoon.”

Voor NVAO breekt nu een nieuwe fase aan. De basis van Dynamics staat nu stevig, maar er zijn nog een aantal zaken die ze verder willen ontwikkelen. “We hebben een solide fundament neergezet, maar er is nog ruimte voor verbetering. Wat voor ons belangrijk is, is dat het systeem eenvoudig blijft, vooral wat betreft de procesgang. Techniek is een hulpmiddel, maar niet alles kan of hoeft door technologie opgelost te worden. Uiteindelijk hebben we nu wat we nodig hebben en dat is wat telt.”

Expertise in de vingers

Volgens René heeft zijn organisatie met BusinessBase een betrouwbare partner die een belangrijke bijdrage levert aan hun missie. “In het begin was het natuurlijk even wennen aan elkaars werkwijzen. Het kostte tijd om de verwachtingen scherp te krijgen, maar dat hoort erbij. Door de scrum- en agile-aanpak is daarna stap voor stap vooruitgang geboekt.”

“Wat ik erg fijn vond, was dat we een vast team van BusinessBase toegewezen kregen”, vervolgt René. “Ze kennen onze procedures goed en zijn echt onderdeel van het team geworden. Dat vind ik noemenswaardig, want het kennen van onze organisatie en onze manier van werken is niet iets dat je zomaar in de vingers hebt. We hebben samen een solide basis neergezet.”